Pour bien démarrer, listez vos tâches et classez les en 4 groupes :
1. important et urgent
2. peu important mais urgent
3. peu urgent mais important
4 .peu urgent et peu important

1. Les tâches importantes et urgentes

Ces tâches sont celles qui doivent être réalisées immédiatement, sous peine de conséquences fâcheuses. le règlement des factures par exemple. si vous ne payez pas vos factures, vous aurez des frais supplémentaires ou les fournisseurs couperaient leurs services. ces tâches doivent être effectuées sans tarder. vous devez leur donner la plus haute priorité.

La bonne nouvelle est que certaines de ces tâches sont simples et peuvent être déléguées à un tiers, comme faire les courses pour la fête de ce soir par exemple.

La délégation peut être vraiment nécessaire lorsqu’il s’agit d’effectuer des tâches manuelles.

2. Les tâches peu importantes mais urgentes

L’importance d’une activité dans cette catégorie varie en fonction des individus. par exemple, une période de soldes peut être considérée comme inutile pour une personne ne désirant rien acheter, mais très importante pour quelqu’un qui veut se procurer un produit mais qui n’a pas le budget pour se l’offrir en dehors de cette période.

Pour connaître l’importance réelle d’une action, demandez-vous quelles seraient les conséquences négatives si vous ne la faisiez pas. Si vous considérez que ces conséquences sont minimes, alors n’entreprenez pas l’action.

3. Les tâches peu urgentes mais importantes

Il vous arrive fréquemment de remettre à plus tard les actions de cette catégorie, mais, ce sont en réalité des actions qui exigent plus d’attention : planification, organisation et réalisation de vos objectifs.

Le danger lorsque vous remettez à plus tard de telles actions est que vous mettiez en avant des actions que vous jugez urgentes mais qui sont en réalité moins importantes. Cela vous fera perdre énormément de temps.

Par exemple, au lieu de chercher à augmenter vos ventes et à réduire vos coûts, vous passez du temps à entretenir vos clients (ce qui pourrait être fait par quelqu’un d’autre).  Ou pire, vous pouvez repousser des échéances avant de vous rendre compte que vous n’avez pas effectué les tâches de cette catégorie depuis longtemps.

Donnez plutôt à ces tâches une haute priorité : vous ne réaliserez pas forcément l’intérêt immédiatement, mais à long terme vos efforts seront récompensés.

4. Les tâches peu importantes et peu urgentes

Vous pourriez croire que ces tâches sont si peu importantes que personne ne daigne s’y attarder. c’est très loin d’être le cas : la plupart des gens passent la majeure partie de leur temps à faire ces tâches sans importance et non urgentes comme surfer sur le net sans but précis, regarder la télévision, jouer aux jeux vidéos, discuter en ligne ou au téléphone, aller faire du shopping etc.

Évidemment, il est essentiel de se détendre et de s’amuser, mais il faut limiter le temps pour faire ces activités si vous voulez réellement accomplir quelque chose dans votre vie.

Les activités dans cette catégorie ne sont pas prioritaires.

Si vous voulez réussir et atteindre vos objectifs, limitez-les ou n’en faites pas.